Acente Panel Kullanım Kılavuzu
Acentelerin transfer taleplerini oluşturması, uygun araç ve sürücü operasyonunu yönetmesi, finansal kayıtları izlemesi ve müşteri iletişimini kontrol etmesi için hazırlanmış operasyon dokümanıdır.
- Kapsam
- Turizm acenteleri, satış ekipleri ve acente operasyon kullanıcıları.
- Panel
- agent.viptigo.com
- Menüler
1. Giriş ve Dashboard
Dashboard acentenin günlük operasyon başlangıç ekranıdır. Talep yoğunluğu, takip edilmesi gereken kayıtlar, ödeme/atama bekleyen işler ve bildirimler buradan izlenir.
- Panel erişimi acente hesabı ile yapılır; dil ve tema tercihleri kullanıcı bazında korunur.
- Dashboard sayıları operasyon önceliği verir: ödeme bekleyen, araç ataması bekleyen, aktif ve tamamlanan talepler ayrı izlenmelidir.
- Bildirim alanı yeni talep, durum değişikliği, ödeme ve sistem uyarılarını gösterir.
2. Talep Yönetimi
Talepler ekranı acente operasyonunun merkezidir. Liste ekranında arama, filtreleme, kolon görünürlüğü ve detay görüntüleme kullanılır.
- Liste üzerinde oluşturma tarihi, rezervasyon tarihi, talep tipi, yolcu bilgisi, telefon, yolcu sayısı, alış noktası, varış noktası, tutar ve durum takip edilir.
- Arama kutusu ve filtre paneli aynı anda kullanılabilir; filtreli/toplam kayıt sayıları üst bölümde görünür.
- Detay penceresinde genel bilgiler, yolcu, lokasyon, araç, fiyat, taraflar, işlem geçmişi ve varsa yorum bilgileri incelenir.
- Yazdırma fonksiyonu operasyon fişi veya saha paylaşımı için talep detayını çıktı almaya uygundur.
3. Yeni Talep Oluşturma
Talep oluştururken eksik veri bırakılmamalıdır. Araç uygunluğu ve fiyat akışı bu bilgilerle çalışır.
- Alış ve varış noktaları Google adres verisiyle seçilir; serbest metin yerine sistemin seçtiği konum kullanılmalıdır.
- Rezervasyon tarihi, saat, yolcu sayısı, araç tipi, para birimi ve yolcu iletişim bilgileri doğru girilmelidir.
- Yolcu telefonunda ülke kodu ile numara birlikte tutulur. Hatalı telefon SMS ve bildirim akışını bozar.
- Talep fiyatı ve alınan para birimi müşteriye gösterilecek ödeme bilgisini etkiler; son kontrol talep kaydedilmeden yapılmalıdır.
4. Araç Atama ve Durum Akışı
Araç atama penceresi talebe uygun araçları listeler. Uygun araç bulunamıyorsa sistem sebebiyle birlikte gösterir.
- Uygunluk; araç tipi, kapasite, çalışma planı, kapalı/izinli zamanlar, hizmet kapsamı ve çakışan rezervasyonlara göre değerlendirilir.
- Araç seçildikten sonra talep durumu operasyon akışına göre güncellenir.
- Yolculuk başlatma işlemi yönetim panelindeki “rezervasyon saatinden kaç dakika önce başlatılabilir” ayarına bağlıdır.
- İptal işlemlerinde neden yazılması operasyon takibi için zorunlu tutulmalıdır.
5. Ödeme ve Finans
Acente panelinde talebe bağlı ödeme kaydı, alınan tutar ve para birimi bilgisi operasyon hesabı için izlenir. Finans menüsü payout ve bakiye süreçleri için kullanılır.
- Ödeme penceresinde ödenecek tutar, alınan para birimi, alınan tutar, kur oranı ve açıklama alanları kontrol edilir.
- Müşterinin seçtiği para birimiyle ödeme alındığında talep detayındaki tutar alanları buna göre okunmalıdır.
- Payout ekranı acente hakedişlerini ve ödeme durumlarını takip etmek için kullanılır.
- Cüzdan, ödeme ve puan kayıtları talep geçmişiyle birlikte değerlendirilmelidir.
6. Araç Yönetimi
Araçlar menüsü acentenin operasyon kapasitesini belirler. Araç kayıtları eksikse talep atama kalitesi düşer.
- Araç ekleme/düzenleme ekranlarında plaka, marka, model, araç tipi, koltuk kapasitesi ve görseller güncel tutulmalıdır.
- Çalışma planı ekranında haftanın günleri için aktif saatler tanımlanır; tüm günler, hafta içi, hafta sonu veya Pazartesi kopyalama gibi hızlı işlemler kullanılabilir.
- İzin/kapalı zaman kayıtları aracın belirli tarih ve saatlerde uygun görünmesini engeller.
- Kapsam ayarları aracın hangi bölgelerde hizmet vereceğini belirler.
7. Sürücü Yönetimi
Sürücüler ekranı acenteye bağlı sürücü hesaplarının yönetildiği alandır.
- Sürücü eklerken ad, soyad, ülke kodu, telefon ve aktiflik bilgileri doğru girilmelidir.
- Firmaya bağlı sürücüler kendi panelinde araç/finans yetkisi görmeyebilir; bu kayıtlar acente/firma operasyonunda yönetilir.
- Sürücü telefonu tamamlanma kodu ve bildirimler için kritik alandır.
8. Yorumlar, Bildirimler ve Profil
Yorumlar hizmet kalitesini izlemek, bildirimler ise operasyon mesajlarını takip etmek için kullanılır.
- Yorumlar talep geçmişiyle birlikte değerlendirilir; düşük puanlı kayıtlar operasyon sonrası kontrol edilmelidir.
- Bildirimler in-app, e-posta, SMS ve push kanallarından gelebilir; kanal ayarları sistem yapılandırmasına bağlıdır.
- Bilgilerim ekranında profil, iletişim ve şifre bilgileri güncel tutulmalıdır.
Kritik Notlar
- Araç uygunluğu görünmüyorsa önce kapasite, çalışma saatleri, izinli zaman, kapsama alanı ve çakışan rezervasyon kontrol edilmelidir.
- Yolculuk başlatma zamanı admin ayarıyla sınırlandırılmıştır; erken başlatma sistem tarafından reddedilir.
- Müşteri telefonu eksik veya hatalıysa SMS ile tamamlanma kodu ve operasyon bildirimleri ulaşmaz.
Bu doküman; panel menüleri, talep ekranları, araç/çalışma planı, finans ve bildirim akışları taranarak oluşturulmuştur. Güncel operasyon akışına göre hazırlanmıştır.